Codice Etico

Codice Etico

 

1. OBIETTIVO DEL CODICE ETICO

Il Codice Etico di Autoarona s.p.a. individua l’insieme dei principi, dei diritti, dei doveri e delle responsabilità cui tutti coloro che operano per la società devono attenersi.

Gli Azionisti e gli Amministratori di Autoarona hanno assunto, quale politica irrinunciabile, il perseguimento di standard etici ed economici elevati nonché il rigoroso rispetto delle norme e dei regolamenti.

Confermando il proprio impegno in merito a una conduzione etica del business, Autoarona adotta i seguenti principi per garantire che le decisioni d’impresa e i comportamenti siano improntati ai più alti standard di diligenza, correttezza, eticità e lealtà, oltre a impedire fattispecie delittuose che possano comportare la responsabilità amministrativa della Società.

Il Codice Etico rappresenta quindi la volontà degli Amministratori di evitare e condannare qualsiasi comportamento non conforme alle prescrizioni etico-comportamentali di seguito descritte da chiunque siano poste in essere.

 

2. DESTINATARI

Sono tenuti a rispettare le previsioni del presente Codice Etico i “Destinatari”, ovvero: gli Amministratori, i Dipendenti, gli Agenti, i Consulenti, i Collaboratori, i Revisori nonché gli Organi di Controllo, volontari e obbligatori, i Partner Commerciali e tutti coloro che operano in nome e per conto di Autoarona.

I principi e le disposizioni contenuti costituiscono esempi degli obblighi generali di diligenza, correttezza e lealtà che qualificano l’adempimento delle prestazioni lavorative e contrattuali nonché il comportamento che il dipendente o il collaboratore sono obbligati a osservare, la cui violazione può comportare l’applicazione di sanzioni, fatto comunque salvo il diritto al risarcimento dei danni eventualmente derivati alla Società.

 

3. DIFFUSIONE DEL CODICE

Il presente Codice è portato a conoscenza di tutti i destinatari mediante apposite attività di comunicazione Pertanto, il Codice è pubblicato sia sulla intranet aziendale, sia sul sito internet di Autoarona e affisso sulle bacheche aziendali.

Il Consiglio di Amministrazione della Società vigila con attenzione sull’osservanza e sulla diffusione del Codice Etico, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e intervenendo, se necessario, con azioni correttive.

 

4. QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

il Codice Etico è stato implementato anche in conformità con il D.Lgs. 231/2001 in materia di responsabilità amministrativa degli Enti e costituisce parte integrante e sostanziale del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. 4 Codice Etico Autoarona s.p.a

 

5. PRINCIPI GENERALI

Legalità

Autoarona impone ai propri Amministratori e Collaboratori il rispetto delle leggi e delle normative vigenti.

Integrità e contrasto alla corruzione

Autoarona identifica, quali fattori chiave per lo sviluppo del business la conformità ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza, onestà, integrità nonché il rispetto delle leggi, dei regolamenti e delle linee guida applicabili in materia di anticorruzione.

La Società condanna con forza ogni pratica e forma di corruzione, sia essa attiva o passiva e, pertanto, non inizierà né proseguirà alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a tali principi.

Nello svolgimento delle proprie funzioni, i Destinatari si impegnano a tenere condotte ispirate sempre alla trasparenza e ai valori di onestà, correttezza e buona fede, in tutti i rapporti all’interno e all’esterno della Società in conformità con le leggi nazionali e internazionali in materia di lotta alla corruzione.

Gli atti di cortesia sono consentiti solo se di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio.

Riservatezza delle informazioni

Autoarona attua le prescrizioni in materia di protezione e tutela dei dati personali mediante l’adozione delle necessarie misure organizzative, in conformità alle disposizioni vigenti.

I Collaboratori si impegnano a trattare ogni informazione ottenuta in relazione alla prestazione dell’attività lavorativa come riservata e, pertanto, a non divulgarla se non nei limiti dell’uso di tali informazioni per lo svolgimento dell’attività e nel rispetto del principio di Trasparenza.

Conflitti di interesse

Nello svolgimento delle proprie attività i Destinatari devono evitare situazioni che possano generare un conflitto, anche solo potenziale, di interessi con la Società o che potrebbero configurare un’interferenza con la capacità di prendere decisioni imparziali, nella salvaguardia del miglior risultato conseguito.

Contrasto ai delitti di riciclaggio, ricettazione e autoriciclaggio

Autoarona impone la massima trasparenza nelle transazioni commerciali e predispone adeguati presidi di controllo nel contrastare qualsiasi forma di riciclaggio e ricettazione.

Contrasto ai delitti di criminalità organizzata e terrorismo

Autoarona si astiene dall’intrattenere rapporti di qualsiasi natura, anche indiretti o per interposta persona, con soggetti (persone fisiche o giuridiche) che sia noto o si abbia ragione di sospettare facciano parte o svolgano attività di supporto in qualsiasi forma a favore di organizzazioni criminose di qualsiasi natura, comprese quelle di stampo mafioso, quelle dedite al traffico di esseri 5 Codice Etico Autoarona s.p.a

 

umani o allo sfruttamento del lavoro minorile, nonché di soggetti o gruppi che operino con finalità di terrorismo.

 

6. RAPPORTI CON IL PERSONALE

6.1. Rispetto delle risorse umane

Autoarona riconosce, tutela e promuove il valore delle risorse umane come fattore fondamentale e insostituibile per il suo successo e lo sviluppo delle proprie competenze.

Pertanto, la Società si impegna a creare, mantenere e tutelare le condizioni necessarie affinché le capacità, le competenze, le conoscenze di ciascun dipendente possano ulteriormente ampliarsi per assicurare l’efficace raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Nel perseguire gli obiettivi aziendali, i dipendenti devono utilizzare le risorse, materiali e immateriali, messe loro a disposizione in modo efficace, efficiente ed economico nel rispetto del presente Codice Etico.

Autoarona attribuisce grande importanza all’integrità fisica e morale dei propri collaboratori, garantendo condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri. La Società persegue una politica volta allo sviluppo e al riconoscimento delle capacità e delle competenze dei singoli, per la piena espressione e realizzazione delle potenzialità di ciascuna risorsa.

Autoarona offre pari opportunità di lavoro a tutti i dipendenti, senza alcuna discriminazione, valutando le sole qualifiche professionali e le capacità di rendimento di ognuno.

6.2. Assunzione del personale e remunerazione

Nell’ambito della selezione, condotta nel rispetto dei principi di cui al presente Codice e senza discriminazione alcuna, Autoarona opera affinché le risorse acquisite corrispondano ai profili effettivamente necessari, evitando favoritismi e agevolazioni di ogni sorta.

La Società si impegna a non favorire forme di clientelismo e nepotismo tanto nel processo di selezione, quanto nella progressione di carriera dei dipendenti nonché nella valutazione delle performance.

Tutto il personale è assunto in base a regolari contratti di lavoro previsti dalle leggi vigenti e non è ammessa alcuna forma di lavoro irregolare o di sfruttamento di manodopera.

Il sistema delle remunerazioni, a qualsiasi livello, è ispirato al principio secondo cui il compenso è determinato unicamente sulla base di valutazioni attinenti alla formazione, alla professionalità specifica, all’esperienza acquisita, al merito dimostrato e al raggiungimento degli obiettivi assegnati. La parte variabile della retribuzione e gli strumenti di incentivazione sono determinati in base al raggiungimento di obiettivi aziendali concreti, specifici, oggettivi, misurabili e assegnati nel rispetto delle normative in materia. 6 Codice Etico Autoarona s.p.a

 

È vietata anche la mera prospettazione di incrementi nella remunerazione, di altri vantaggi o di progressione in carriera, quale contropartita di attività difformi dalle leggi, dalle procedure aziendali, dal Codice Etico e dalle altre norme e regole interne.

6.3. Obblighi del personale e dei destinatari

La lealtà, la capacità, la professionalità, la serietà, la preparazione e la dedizione del personale rappresentano i valori e le condizioni alla base del conseguimento degli obiettivi di Autoarona.

Ai dipendenti, collaboratori e partner commerciali della Società è richiesto di coltivare e sollecitare l’acquisizione di nuove competenze, capacità e conoscenze, nonché di operare, nello svolgimento della propria attività, nel pieno rispetto delle strutture organizzative.

I Destinatari devono tenere in espressa e costante considerazione il rispetto della persona, della sua dignità e dei suoi valori, evitando qualsivoglia discriminazione fondata sul sesso, l’origine razziale ed etnica, la nazionalità, l’età, le opinioni politiche, le credenze religiose, lo stato di salute, l’orientamento sessuale e le condizioni economico-sociali.

Autoarona ripudia e condanna ogni comportamento che possa essere connotato come una molestia sessuale o altra forma discriminatoria sul luogo di lavoro o nelle relazioni commerciali.

A tal fine, la Società si impegna a creare un ambiente di lavoro privo da pregiudizi, libero da ogni forma di intimidazione e che rispetti la dignità della persona.

Ai dipendenti spetta la responsabilità di mantenere tale clima professionale, di rispetto reciproco e facendo sì che ognuno si senta ben accetto e incoraggiato al raggiungimento dei propri obiettivi.

6.4. Attrezzature e strutture aziendali

I beni aziendali sono utilizzati per ragioni di servizio, ai sensi delle normative vigenti. In nessun caso è consentito utilizzare i beni aziendali, le risorse informatiche e di rete, per scopi e finalità contrarie a norme imperative di legge, all’ordine pubblico o al buon costume, nonché per commettere o indurre alla commissione di reati.

È fatto espresso divieto porre in essere condotte che, in qualsiasi modo, possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere sistemi informatici o telematici, programmi e dati informatici della Società o di terzi.

Ogni dipendente è personalmente responsabile del mantenimento della sicurezza dei beni aziendali, evitando l’uso fraudolento o improprio degli stessi nonché la cessione, anche a colleghi, delle proprie user id e password di accesso ai sistemi informativi. L’utilizzo dei beni deve essere esclusivamente funzionale allo svolgimento delle attività aziendali o agli scopi autorizzati dai responsabili delle funzioni aziendali interessate: è vietato utilizzare le risorse informatiche aziendali per la consultazione, l’accesso e, in genere, per qualsiasi attività che concerna siti a contenuto che trattano argomenti contrari alla legge, all’ordine pubblico o al buon costume.

È altresì vietata ogni modifica, compresa l’installazione di software, sui beni di proprietà e ciò per proteggere e tutelare oltre che Autoarona lo stesso utilizzatore. Tutte le operazioni e gli interventi, 7 Codice Etico Autoarona s.p.a compresa la manutenzione, sulle attrezzature e sui beni aziendali devono essere poste in essere da personale qualificato salvo autorizzazione della Funzione preposta.

 

7. RAPPORTI CON L’ESTERNO

7.1. I rapporti con i Clienti

Tutti i destinatari si impegnano ad operare nell’ambito delle normative vigenti ed a rispettare sempre gli impegni e gli obblighi assunti e si attengono, inoltre, a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altra natura.

Autoarona si impegna a non avere preclusioni verso alcun soggetto; sono tuttavia vietate relazioni, dirette o indirette, con soggetti dei quali sia sospettata o manifesta l’appartenenza ad organizzazioni criminali o comunque operanti al di fuori della liceità.

I contratti stipulati con i Clienti, ed in generale ogni comunicazione agli stessi indirizzata, sono improntati a criteri di semplicità, chiarezza e completezza, evitando il ricorso a qualsiasi pratica ingannevole. Al sopraggiungere di eventi imprevisti, la Società si impegna a non sfruttare situazioni di dipendenza o debolezza della controparte.

7.2. Fornitori

Autoarona intende istituire e mantenere rapporti commerciali esclusivamente con fornitori che offrano le massime garanzie in termini di correttezza ed eticità.

La maggior parte delle forniture provengono comunque da Volkswagen Group Italia s.p.a. che garantisce ampiamente tali standard.

In linea con tale principio, la Società impegna contrattualmente i propri fornitori al rispetto delle leggi, oltre che a prendere conoscenza e ad aderire ai principi sanciti dal presente Codice. La Società non avvia forme di collaborazione con chi non accetti tali condizioni e provvede a riservarsi contrattualmente la facoltà di adottare ogni idonea misura (compresa la risoluzione del contratto) nel caso in cui il fornitore violi le norme sancite dalla Legge o dal Codice Etico.

I dipendenti Autoarona addetti al processo di acquisto devono mantenersi liberi da obblighi personali verso i fornitori.

La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati dalle funzioni aziendali competenti nel rispetto dei principi di imparzialità e indipendenza e sulla base di oggettivi requisiti di serietà, qualità, efficienza ed economicità.

7.3. Pubblica Amministrazione

Possono intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, in nome e per conto di Autoarona, solo le funzioni e le risorse specificamente incaricate. 8 Codice Etico Autoarona s.p.a

 

Nella gestione di tali attività, i destinatari hanno l’obbligo di evitare qualsiasi azione in grado di ledere l’autonomia dei rappresentanti della Pubblica Amministrazione e/o la loro imparzialità di giudizio.

Si impegnano, inoltre, a fornire alla Pubblica Amministrazione e alle Autorità preposte la più ampia collaborazione in occasione di attività ispettive, fornendo prontamente informazioni chiare e veritiere.

Coerentemente a tale principio, a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, è vietato:

• promettere, offrire o in alcun modo versare o fornire, a persone fisiche che rivestano il ruolo di pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio somme, beni in natura o altri benefici che esulino dai normali rapporti di cortesia, anche a seguito di illecite pressioni per promuovere o favorire gli interessi della Società;
• tenere e intraprendere tali comportamenti e azioni nei confronti di coniugi, parenti o affini delle persone su descritte;
• tenere comportamenti comunque intesi a influenzare impropriamente le decisioni dei funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della Pubblica Amministrazione.

Nei casi in cui la Società abbia ottenuto finanziamenti da soggetti pubblici, è obbligatorio destinare i fondi per le esatte finalità per cui gli stessi sono stati richiesti.

7.4 Contributi e sponsorizzazioni

Autoarona è disponibile a fornire contributi e sponsorizzazioni, nel rispetto della normativa vigente e delle procedure interne e dandone adeguata pubblicità, per sostenere iniziative proposte da enti pubblici e privati e da associazioni senza fini di lucro, che promuovano i valori cui si ispira il presente Codice.

 

8. SICUREZZA E SALUTE SUL LAVORO, TUTELA DELL’AMBIENTE

Autoarona gestisce le sue attività perseguendo l’eccellenza nel campo della tutela dell’ambiente e della sicurezza del proprio personale e dei terzi, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni in materia.

Pertanto, la Società:

• si impegna a rispettare le disposizioni vigenti in materia di sicurezza e ambiente;
• promuove la partecipazione dei dipendenti al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.

La Società si impegna a garantire un ambiente lavorativo conforme alle norme in vigore in materia di sicurezza e salute, mediante il monitoraggio, la gestione e la prevenzione dei rischi connessi allo svolgimento dell’attività professionale. 9 Codice Etico Autoarona s.p.a

 

Ogni attività della Società e dei singoli Destinatari, sia ai livelli apicali che a livelli operativi dovrà essere orientata al rispetto di questi principi. I lavoratori sono inoltre tenuti a utilizzare correttamente le macchine e impianti, l’attrezzatura di protezione individuale, nonché i dispositivi di sicurezza

 

9. SCRITTURE CONTABILI, RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE FISCALE

9.1 Registrazioni contabili

Autoarona fornisce nel bilancio e negli altri documenti contabili e fiscali richiesti dalle normative vigenti una rappresentazione fedele della realtà aziendale.

Le scritture contabili sono tenute secondo i principi di trasparenza, verità, completezza, chiarezza, precisione, accuratezza e conformità alle norme.

A sostegno di ogni operazione deve conservarsi adeguata documentazione, che consenta un’agevole registrazione contabile, la ricostruzione dell’operazione e l’individuazione di eventuali responsabilità.

I revisori, sia interni che esterni, devono avere libero accesso a dati, documenti e informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro attività. È fatto espresso divieto di impedire od ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi sociali o alla società di revisione.

9.2 Risorse finanziarie

La gestione delle risorse finanziarie deve avvenire nel pieno rispetto del sistema delle deleghe e procure adottato dalla Società.

É fatto divieto di ricevere o effettuare pagamenti in denaro, sostituire o trasferire denaro, beni o altre utilità proveniente da attività illecita, o di dubbia provenienza, ovvero compiere in relazione ad essi altre operazioni, in modo da ostacolare l’identificazione della loro origine.

È fatto, altresì, divieto di impiegare in attività economiche o finanziarie i predetti beni.

L’utilizzo del denaro contante è limitato nei termini previsti dalle diverse discipline vigenti in materia.

9.3 Gestione fiscale

L’approccio di Autoarona è improntato alla massima trasparenza e collaborazione nei rapporti con le Autorità Fiscali, alla corretta applicazione delle normative fiscali e al rispetto delle prescrizioni, degli adempimenti e delle scadenze da queste definite. La Società condanna le operazioni attuate per eludere le normative fiscali.

La Società deve garantire che le principali novità normative in materia fiscale siano tempestivamente diffuse al personale interessato che dovrà essere formato in merito alle principali 10 Codice Etico Autoarona s.p.a

 

nozioni e problematiche giuridiche, contabili e fiscali in grado di impattare sulla determinazione delle obbligazioni tributarie.

 

10. ORGANISMO DI VIGILANZA

Il Gruppo Autoarona ha provveduto alla istituzione dell’Organismo di Vigilanza, così come previsto dal Decreto Legislativo 231/2001 in materia di “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche”.

Il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del presente Codice è nelle responsabilità di ciascun Destinatario dello stesso. Il principale compito è poi affidato al Consiglio di Amministrazione e all’Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.

Fermo restando il rispetto di ogni tutela prevista dalle normative o dai contratti collettivi vigenti e fatti salvi gli obblighi di legge, l’Organismo di Vigilanza è legittimato a ricevere richieste di chiarimenti, nonché notizie di potenziali o attuali violazioni del presente Codice.

 

11. ATTUAZIONE DEL CODICE E SEGNALAZIONI

Il Codice individua e illustra le aspettative di Autoarona nei confronti di amministratori, dirigenti, dipendenti, partner commerciali e di tutti i Destinatari (così come individuati) accanto alle loro responsabilità nel realizzarle concretamente.

Pertanto, allo scopo di garantire l’effettività del presente documento, sono stati predisposti adeguati canali di informazione per consentire a ciascun Destinatario di riferire liberamente, direttamente e in maniera assolutamente riservata, qualunque informazione o richiesta di chiarimento.

È obbligo di ciascun Destinatario del Codice segnalare, senza ritardo, ogni comportamento non conforme ai principi del presente documento posto in essere da ogni Destinatario. Le segnalazioni dovranno essere adeguatamente circostanziate.

Autoarona assicura la riservatezza circa l’identità del segnalante, salve le esigenze connesse all’espletamento dei doveri dell’Organismo di Vigilanza, garantisce il segnalante da ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e da ogni forma di discriminazione.

Tutte le comunicazioni possono essere inviate all’Organismo di Vigilanza al seguente indirizzo di posta elettronica: odv@autoarona.it

Tutte le segnalazioni pervenute sono gestite in assoluta confidenzialità e a tutela del segnalante. La Società garantisce il segnalante da qualsiasi forma di ritorsione e discriminazione per effetto della segnalazione. 11 Codice Etico Autoarona s.p.a

 

12. SANZIONI

La violazione del Codice Etico costituisce violazione disciplinare o contrattuale a seconda che sia commessa – o anche solo tentata – da un dipendente o da una terza parte.

Autoarona non tollererà alcuna violazione (o tentativo di violazione) del Codice Etico e non intende – in alcun modo – trarre un potenziale interesse o vantaggio dalla violazione stessa.

Autoarona, attraverso gli organi e le funzioni preposte, provvederà a applicare, con coerenza, imparzialità e uniformità, le sanzioni proporzionate alle violazioni del Codice.

Nessun comportamento illecito o comunque in violazione di disposizioni del presente documento o anche solo illegittimo o scorretto potrà essere giustificato.

Pertanto, ogni atto contrario alle disposizioni del Codice compiuto da un dipendente comporterà l’avvio di una procedura disciplinare; gli altri Destinatari saranno sanzionati secondo quanto previsto nelle relative clausole contrattuali, ivi compresa la risoluzione del rapporto e il risarcimento del danno.

 

13. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

Qualsiasi modifica e/o integrazione al presente Codice Etico dovrà essere apportata iniziale dal Consiglio di Amministrazione di Autoarona.